Skicka fakturor

Att skicka fakturor sker i tre steg.

1. Skriv ut eller ladda upp fakturor
2. Logga in och skicka fakturor
3. Visa och godkänn överlåtelse av factoringfordringar

Skriv ut fakturor

När supporten på SpeedFeed har skapat mallar och meddelat dig att det är klart kan du börja skicka skarpa fakturor. Gå in i ditt affärssystem och skicka första fakturan genom att skriva ut den med skrivaren SpeedFeed istället för din vanliga pappersskrivare. När det är klart visas meddelandet Dina fakturor är skickade. 

Vid utskrifter med SpeedFeedskrivaren kan du få två olika utskriftsdialoger.

Dina fakturor är skickade

Om dialogrutan säger Utskriften överförd kan du klicka på Visa detaljer för mer information. Om dialogrutan säger Dina fakturor är skickade när du klickar på Visa detaljer har fakturorna kommit in i SpeedFeed och är godkända för att skickas. Du behöver alltid logga in i SpeedFeed för att skicka fakturorna vidare till ditt finansbolag.

Överföringen innehåller fakturor som behöver åtgärdas

Det finns flera olika anledningar till att dina fakturor behöver åtgärdas:

• Dubblett: du har skickat in samma fakturanummer flera gånger och det går bara att skicka en faktura en gång till finansbolaget. Logga in i SpeedFeed och ta bort fakturan som är en dubblett.
• Inläsningsfel: din faktura har ändrat utseende eller marginaler jämfört med den testfaktura som supporten använde för att ställa in mallar. Kontakta supporten för att få din mall justerad. Genom att gå till Inställningar i SpeedFeed och klicka på Ändra fakturamall skickas ett meddelande till supporten om att mallarna behöver justeras.
• Information saknas: obligatorisk information, exempelvis fakturanummer eller kundnummer, saknas på din faktura och kan därför inte skickas vidare. Korrigera fakturan i ditt affärssystem och skriv ut den till SpeedFeed på nytt.

Ladda upp faktura som en pdf-fil

Fakturor kan även laddas upp som en pdf-fil i SpeedFeed. Klicka på knappen Ladda upp och Dra och Släpp fakturan i boxen eller välj att Bläddra och hämta fakturan från din dator. Observera att det kan ta lång tid att ladda upp många fakturor på samma gång.

Fakturor att åtgärda

I listan Fakturor att åtgärda ser du dina fakturor som är skickade till SpeedFeed. En faktura med status dubblett eller inläsningsfel kan inte skickas vidare utan att först åtgärdas. Status Dubblett får en faktura med ett fakturanummer som redan har skickats genom SpeedFeed eller redan finns i listan. Klicka på länken Inläsningsfel för att få mer information om varför en faktura inte är klar att skickas.

Om fakturan saknar obligatorisk information som exempelvis kundnummer eller fakturadatum behöver du komplettera fakturan i ditt affärssystem och sedan skriva ut den på nytt med SpeedFeedskrivaren. Felaktiga fakturor kan du radera genom att markera fakturan i rutan till vänster och klicka på knappen Ta bort.

Fakturor med fel i adressen kan du ändra genom att klicka på pennan i felmeddelandet. 

 

Justera adressen i rutan och klickar sedan Ändra. Observera att adressen ändras enbart för denna faktura. 

Skicka fakturor

Markera de fakturor du vill skicka genom att bocka i rutan till vänster om fakturan alternativt bocka i rutan längst upp för att markera alla på en gång.

Nu skapas en överlåtelse av factoringfordringar. 

3. Visa och godkänn överlåtelse av factoringfordringar

Kontrollera noggrant överlåtelsen innan du klickar på Godkänn. Upptäcker du något som inte stämmer klicka på Avbryt och du hamnar då åter i listan Fakturor att åtgärda.

När du klickar på Godkänn skapas och skickas en fil till finansbolaget.

Skickade fakturor

Under fliken Skickade får du fram skickade fakturor och överlåtelsehandlingen på de fakturor som du har godkänt.